INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Společnost Digital Hotspot CZ s.r.o., IČO: 177 75 710, se sídlem Radlická 663/28, Smíchov, 150 00 Praha 5, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 376505 (dále jen „Provozovatel“), coby správce osobních údajů a provozovatel platformy „capitain.io“ (dále jen „Platforma“), tímto informuje o zpracování osobních údajů, ke kterému dochází v souvislosti s provozem a užíváním Platformy, a o právech, které subjektům údajů v souvislosti s tímto zpracováním náleží.
Provozovatel vystupuje jako správce ve vztahu k osobním údajům Klientů (příp. osob jednajících jeho jménem s Provozovatelem). Ve vztahu k osobním údajům zákazníků Klientů (zákaznickým datům), které do Platformy nahrává a v Platformě může zpracovávat Klient, vystupuje Provozovatel jako zpracovatel osobních údajů pro Klienta. Povinnosti Provozovatele coby zpracovatele jsou upraveny zpracovatelskou smlouvou, která je součástí obchodních podmínek Provozovatele pro užívání Platformy dostupných na https://www.capitain.cz/obchodni-podminky/ (dále jen „Obchodní podmínky“).
Pro jakékoli otázky týkající se ochrany soukromí a uplatňování Vašich práv využijte e-mail podpora@capitain.io.
Provozovatel umožňuje užití Platformy svým klientům (dále jen „Klient“) pouze na základě smlouvy uzavřené s daným Klientem za podmínek a postupem dle Obchodních podmínek Provozovatele (dále jen „Smlouva“). Ke sjednání a uzavření Smlouvy a k jejímu následnému plnění Provozovatel zpracovává tyto osobní údaje:
Bez výše uvedených údajů není možné Smlouvu uzavřít a/nebo plnit, tedy bez poskytnutí těchto údajů není možné Platformu Klientovi zpřístupnit a umožnit její užívání. Právním titulem zpracování těchto údajů je uzavření a plnění Smlouvy na žádost Klienta.
Provozovatel musí zpracovávat osobní údaje v případech, kdy mu to ukládá právní předpis. Pro tento účel Provozovatel zpracovává zejména osobní údaje v rozsahu vyžadovaném příslušnými právními předpisy v souvislosti s povinností Provozovatele vést účetnictví a při plnění souvisejících daňových povinností, případně pak pro plnění povinností uložených zákonem o archivnictví.
V odůvodněných případech může Provozovatel zpracovávat osobní údaje i na základě právního titulu, kterým je ochrana oprávněných zájmů. Provozovatel však vždy důsledně posuzuje a dbá, aby zájem na zpracování Vašich údajů za tímto účelem nepřiměřeně nezasáhl do Vašeho soukromí.
Identifikace osob jednajících za Klienta: Jedná se typicky o členy statutárních orgánů, zaměstnance nebo jiné pověřené osoby, které nejsou smluvní stranou Smlouvy, ale za Klienta s Provozovatelem Smlouvu uzavírají a jinak za Klienta jednají. Osobní údaje těchto osob potřebujeme, abychom mohli komunikovat a jednat jejich prostřednictvím s Klientem za účelem uzavření Smlouvy a jejího dalšího plnění. U těchto osob zpracováváme zpravidla jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo, doručovací adresu, údaj o pracovní pozici či jiném vztahu ke Klientovi a údaje z komunikace s nimi.
Obrana a uplatňování právních nároků Provozovatele: Provozovatel dále osobní údaje zpracovává pro účely ochrany oprávněného zájmu, kterým je zajištění možnosti obrany Provozovatele v rámci případných právních sporů, řízení před soudem či při kontrolách ze strany státních orgánů nebo jiných orgánů veřejné správy. Tyto údaje Provozovatel zpracovává, aby byl schopen v případě potřeby prokázat, že jednal v souladu se svými smluvními povinnostmi a právními předpisy.
Analýza a zlepšování Platformy: Provozovatel zpracovává i data o aktivitě Klienta, resp. jednotlivých uživatelů, v rámci Platformy (logování aktivity) pro účely ochrany oprávněného zájmu – analýzy užívání Platformy a jejího dalšího zlepšování. Pro tyto účely Provozovatel sbírá a dále zpracovává i data jako je IP adresa, datum a čas přístupu k Platformě, využívání jejích funkcí, historie přihlašování, informace o internetovém prohlížeči uživatele, používané zařízení či nastavení jazyka.
Důkaz o souhlasu s Obchodními podmínkami: Při uzavírání smlouvy s Klientem online (elektronickými prostředky) uchováváme data nezbytná k identifikaci Klienta coby smluvní strany, abychom měli pro případ pozdějších pochybností nebo sporů k dispozici časové razítko jako důkaz o uzavření smlouvy a o souhlasu s našimi Obchodními podmínkami v konkrétním znění.
V případě Klientů, se kterými jsme uzavřeli Smlouvu a v souvislosti s tím jsme získali jejich e-mail, nebo v případě jiných osob, které se aktivně a dobrovolně přihlásily k odběru našich newsletterů (např. na webu Provozovatele), zpracováváme tento e-mail za účelem zasílání informací a novinek o našich službách a produktech (obchodních sdělení).
Titulem zpracování osobních údajů pro účely zasílání obchodních sdělení je v případě našich Klientů oprávněný zájem Provozovatele. Klient má možnost kdykoli zdarma odmítnout další zasílání obchodních sdělení, a to postupem uvedeným v každém zaslaném obchodním sdělení, nebo je možné nás kdykoli kontaktovat na kontaktním e-mailu uvedeném výše v tomto dokumentu.
Titulem zpracování osobních údajů pro účely zasílání obchodních sdělení je v případě osob, které se k odběru newsletteru samy aktivně přihlásily (bez ohledu na to, zda jsou Klienty nebo nikoliv), jejich souhlas, který byl udělen právě přihlášením se k odběru obchodních sdělení. V případě, že od nás nechcete tyto zprávy dostávat, máte možnost se kdykoli z jejich odběru zdarma odhlásit a to postupem uvedeným v každém zaslaném obchodním sdělení, nebo je možné nás kdykoli kontaktovat na kontaktním e-mailu uvedeném výše v tomto dokumentu.
Za účelem zasílání obsahově relevantních obchodních sdělení přizpůsobených na míru konkrétnímu Klientovi můžeme provádět profilování osob, kterým zasíláme obchodní sdělení, na základě údajů o užívání Platformy.
V případě Klientů, jejichž kontaktní informace jsme získali v souvislosti s uzavřením Smlouvy a obchodní sdělení neodmítli, a kterým zasíláme obchodní sdělení na základě našeho oprávněného zájmu (viz výše), provádíme takové zpracování (profilování) také na základě našeho oprávněného zájmu (zasílání co nejvíce relevantních obchodních sdělení odpovídajících preferencím adresáta).
V případě osob, kterým zasíláme obchodní sdělení na základě jejich výslovného souhlasu se zasíláním obchodních sdělení, provádíme toto zpracování (profilování) také na základě jejich souhlasu.
Pokud si nepřejete, abychom Vaše osobní údaje takto za účelem cílení reklamy zpracovávali, můžete kdykoli vznést námitku proti takovému zpracování, a to stejným způsobem, kterým můžete odvolat Váš souhlas se zasíláním obchodních sdělení, viz výše. Pokud tak učiníte, nebudeme dále Vaše osobní údaje k účelům cílení reklamy a obsahu zpracovávat.
Osobní údaje získáváme primárně od Vás a z Vaší aktivity v rámci Platformy (logování). Osobní údaje můžeme získávat i od třetích stran, a to z veřejně dostupných zdrojů, jako je např. ARES, nebo registr DPH. Jste povinni nám poskytovat pouze přesné údaje a pokud se Vaše osobní údaje změní, musíte údaje aktualizovat.
Osobní údaje můžeme předávat za podmínek stanovených právními předpisy orgánům veřejné správy, u nichž nám to právní předpis přikazuje, nebo pokud si to daný orgán v rámci svých kompetencí vyžádá.
Pro zpracování dat využíváme tyto zpracovatele:
Pokud není výše uvedeno jinak, osobní údaje nejsou předávány mimo EU. Při předání údajů mimo EU Provozovatel zajišťuje odpovídající ochranu dat dle právních předpisů EU, předání je zejm. vždy založeno na standardních smluvních doložkách uzavřených s jednotlivými zpracovateli.
Vaše osobní údaje zpracováváme manuálně v souladu s příslušným účelem. Při správě Vašich dat mohou vystupovat naši zaměstnanci či jiné osoby pro nás pracující. Tyto osoby však mohou zpracovávat osobní údaje pouze za podmínek a v rozsahu výše uvedeném a jsou vázány povinností zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů.
Osobní údaje mohou být zpracovávány v elektronické podobě automatizovanými prostředky, a to konkrétně v rámci systému zajišťujícího chod Platformy nebo systémy jednotlivých zpracovatelů, jak jsou uvedeni výše.
Osobní údaje zpracováváme vždy v souladu s příslušnými právními předpisy a zajišťujeme jim náležitou péči a ochranu. Staráme se, abyste neutrpěli újmu na svých právech, zejména na právu na zachování lidské důstojnosti a na Váš soukromý a osobní život.
Osobní údaje zpracovávané pro účely uzavření a plnění Smlouvy zpracováváme po dobu uzavírání a plnění dané Smlouvy (tj. po dobu nezbytnou ke splnění povinností z ní plynoucí). I poté můžeme osobní údaje zpracovávat pro následující účely:
Osobní údaje zpracované z titulu našich zákonných povinností zpracováváme ve lhůtách stanovenými těmito zákony.
Osobní údaje, které vyžaduje právní předpis upravující daňové a účetní povinnosti Provozovatele (typicky fakturační údaje a informace o poskytovaném plnění), musíme zpracovat pro účely účetnictví a plnění daňových povinností. Doba zpracování je 5 let od konce účetního období, v případě dokladů relevantních pro platby DPH je to 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Relevantní osobní údaje archivujeme v souladu s požadavky zákona o archivnictví po doby tam stanovené.
Osobní údaje i po ukončení Smlouvy zpracováváme pro ochranu našich oprávněných zájmů (tj. obrana před případnými nároky Klientů nebo třetích stran, a to i před soudem) po dobu běhu příslušných promlčecích lhůt, které mohou v České republice trvat až po dobu 15 let od vzniku relevantní události. Pokud nedojde k uplatnění relevantního nároku, je tato doba typicky 5 let od ukončení Smlouvy.
Informace o užívání Platformy pro účely analýzy jejího užívání a zlepšování zpracováváme pro ochranu našich oprávněných zájmů po dobu trvání Smlouvy. Po uplynutí této doby můžeme tyto údaje dále zpracovávat jen v anonymizované podobě.
Obchodní sdělení, jak je uvedeno výše, zasíláme, dokud se z jejich odběru neodhlásíte. Možnost odhlášení se je uvedena v rámci každého zaslaného sdělení a je zdarma. Odhlásit se z odběru obchodních sdělení je možné i pomocí kontaktního e-mailu uvedeného výše.
Osobní údaje mohou být zpracovány i déle, než je uvedeno výše, v případě, kdy vznikne relevantní důvod pro další zpracování, typicky je zahájeno správní či soudní řízení, pro které jsou osobní údaje relevantní.
V prvé řadě máte právo nás požádat o přístup k Vašim osobním údajům včetně vyhotovení kopie všech Vašich osobních údajů. Toto můžete realizovat pomocí e-mailu uvedeného v záhlaví tohoto dokumentu.
Odvolání souhlasu se zpracováním: Pokud zpracováváme Vaše osobní údaje na základě Vašeho souhlasu, můžete Váš souhlas s jejich zpracováním kdykoli svobodně a zdarma odvolat, a to prostřednictvím kontaktního e-mailu uvedeného výše, případně jinak, jak je uvedeno jinde v tomto dokumentu. V takovém případě nebudeme již dále Vaše osobní údaje zpracovávané na základě souhlasu zpracovávat.
U osobních údajů, které nejsou zpracovány na základě souhlasu, není možné odvolávat souhlas se zpracováním. Vždy však na základě Vaší žádosti posoudíme, zda je nutné Vaše osobní údaje stále zpracovávat pro některý z výše uvedených účelů.
Vaše další práva:
Vždy Vás budeme informovat o:
Mezi Vaše další práva patří:
Vaše údaje chráníme. K tomu slouží zejména následující prostředky zabezpečení: firewall, šifrování, zálohování, multi-faktorové ověření, fyzické zabezpečení infrastruktury a další.
Toto znění Informací o zpracování osobních údajů je účinné od 20.7.2024.
